1. Como fazer uma alteração durante a vigência?
- Alterações no texto do registro da ação
Fazer a alteração no registro SIEX da ação e encaminhar para a auditoria do CENEX por meio do botão “encaminhar para a auditoria do CENEX”.
- Alterações referentes a VALORES DAS RUBRICAS, BOLSAS:
Fazer a alteração na aba equipe do registro SIEX da ação e encaminhar para auditoria do CENEX.
O coordenador da ação deverá redigir um ofício justificando a alteração de valor que projeto original irá sofrer e comunicar a atualização ao CENEX. Os documentos atualizados deverão ser aprovados pela Câmara Departamental e pela Congregação.
2.Como concluir uma ação de Extensão?
- Ação SEM a interveniência de Fundação Gestora:
Após término da ação o coordenador deverá preencher a aba “Resultados Atingidos” no registro SIEX da ação com os produtos e os resultados alcançados. Na sequência deve encaminhar essa atualização do registro para auditoria do CENEX. Após aprovada a atualização, o coordenador deverá acessar a função “Concluir Ação de Extensão”.
- Ação COM a interveniência de Fundação Gestora:
O coordenador da ação de extensão com captação de recursos deverá apresentar ao Colegiado de Extensão do CENEX, até 60 (sessenta) dias após o término de suas atividades, por meio de documentação abaixo relacionada, a prestação de contas, onde deverá ser demonstrado os recursos captados e gastos. Para os cursos de Aperfeiçoamento e Especialização o prazo será de 120 (cento e vinte) dias após finalização do convênio junto à fundação gestora. A ação também deverá ser concluída no SIEX conforme informado no item acima.
3.Como compor a documentação da prestação de contas para envio AO CENEX?
- OFICIO DE ENCAMINHAMENTO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS destinado ao Colegiado de Extensão
- FORMULÁRIO CENEX 01-2018 – AÇÃO DE EXTENSÃO COM INTERVENIÊNCIA DE FUNDAÇÃO GESTORA – utilizado quando da aprovação do projeto; para conferencia dos valores estimados com a prestação de contas fornecida pela fundação gestora.
- EXTRATO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS GERADO PELA FUNDAÇÃO GESTORA
O Colegiado de Extensão emitirá parecer consubstanciado a respeito da prestação de contas e encaminhará para aprovação da Congregação, caso o voto seja favorável.
4.Prorrogação do Prazo de ação de extensão
- Ação SEM captação de recursos:
Fazer a alteração do prazo no registro SIEX, preencher a aba resultados atingidos com os resultados do período e encaminhar para a auditoria do CENEX. O número do registro SIEX e a data de inícios continuarão os mesmos.
- Ação COM captação de recursos:
Solicitar prorrogação do prazo da ação ao realizar a prestação de contas. Fazer a alteração do prazo no SIEX, preencher a aba resultados atingidos com os resultados do período e encaminhar para a auditoria do CENEX. O número do registro SIEX e a data de inícios continuarão os mesmos.
Documentação necessária:
Prestação de contas:
- Oficio para o Colegiado de Extensão solicitando avaliação da prestação (período)+prorrogação (período).
- Formulário CENEX 01-2018 – Ação de Extensão com interveniência de Fundação Gestora (antigo para prestação de contas) + extrato de prestação de contas fornecida pela Fundação Gestora.
Novo período
- Formulário CENEX 01-2018 – Ação de Extensão com interveniência de Fundação Gestora (novo período para aprovação)
- FORMULÁRIO DE COMPOSIÇÃO DA EQUIPE
- Ficha de Gestão (se a ficha anterior estiver com período de vigência vencido).
- DECLARAÇÃO SERVIDOR COM BOLSA (SE NECESSÁRIO) – assinada pelo coordenador e chefia do departamento);
- ANUÊNCIA DA CHEFIA DO SERVIDOR DE OUTRO DEPARTAMENTO (SE NECESSÁRIO).