Plataformas Digitais Alternativas
Na impossibilidade do uso do SEI e se exigidos pelo local do estágio, o Termo de Compromisso e o Plano de Atividades poderão ser assinados por outras plataformas digitais (Agiel, NUBE, CIEE, Patativa, SEI MG, etc). A seguir, são detalhados os passos para a realização desse processo.
DESCRIÇÃO DAS ETAPAS
Captação da Vaga
A secretaria do Colegiado do Curso, sob solicitação dos Professores Orientadores, tem a responsabilidade de divulgar as oportunidades disponíveis para Estágio. Este processo envolve os discentes indicando, em tempo hábil e de acordo com as diretrizes estabelecidas pelo Professor Orientador, quais vagas despertam seu interesse, listadas por ordem de preferência. O Professor Orientador, por sua vez, procede com a seleção dos estagiários ou viabiliza o processo de seleção realizado pela própria Concedente de Estágio. As informações sobre as vagas, juntamente com os critérios de seleção específicos de cada uma, são divulgadas para os estudantes, variando conforme a vaga e o local de Estágio em questão. Além deste processo de seleção, os discentes têm a liberdade de buscar oportunidades de Estágio por conta própria, diretamente com os potenciais locais de Estágio.
Leitura dos Procedimentos e Preenchimento da Ficha Cadastral
O estudante deve realizar a leitura cuidadosa dos procedimentos relacionados ao Estágio Obrigatório e proceder com o preenchimento da Ficha Cadastral, que está disponível clicando aqui ou utilizando o QR Code disponibilizado acima. É importante ressaltar que a não realização deste preenchimento inviabilizará a formalização do Estágio.
Assinatura do Termo de Compromisso e do Plano de Atividades
Alguns locais de Estágio disponibilizam uma plataforma própria para a assinatura do Termo de Compromisso e do Plano de Atividades. Na maioria dos casos, esses locais fornecem seus próprios documentos para esses propósitos. Nessas situações, todas as partes envolvidas devem seguir as diretrizes e exigências estabelecidas pela Concedente de Estágio. Se necessário, o estudante pode preencher, com o auxílio do Professor Orientador, os modelos de Termo de Compromisso e Plano de Trabalho do próprio Colegiado, disponíveis aqui. O estudante será devidamente informado sobre esses procedimentos específicos. Nesta etapa, o Professor Orientador também verificará se o discente preencheu a Ficha Cadastral (Passo 2).
Envio da Documentação para o Colegiado do Curso
Independente da plataforma alternativa utilizada (Agiel, NUBE, CIEE, Patativa, SEI MG, etc), o estudante deverá fazer download dos arquivos assinados por todas as partes e enviá-lo em formato PDF para o e-mail do Colegiado do Curso (biomedicina@farmacia.ufmg.br), com cópia obrigatória para o endereço de e-mail da Coordenação de Estágio Obrigatório (estagio-biomed@farmacia.ufmg.br).
Arquivamento pela Secretaria do Colegiado do Curso
Após receber a documentação, a secretaria do Colegiado do Curso irá inserir os documentos no SEI UFMG para fins de arquivamento digital. Após os documentos serem enviados pelo discente para a secretaria, o Estágio pode ser iniciado, seguindo as datas estabelecidas na documentação. Nesta fase, a secretaria do Colegiado do Curso procederá com a matrícula do aluno na atividade de estágio solicitada.
Assinatura Manual (a ser evitada)
Esta forma de oficialização do Estágio deve ser utilizada apenas como último recurso. Neste protocolo, os documentos são assinados manualmente por todas as partes, quando não for possível a assinatura via SEI UFMG devido à objeção por parte do local de estágio.
DESCRIÇÃO DAS ETAPAS
Captação da Vaga
A secretaria do Colegiado do Curso, sob orientação dos Professores Orientadores, tem a responsabilidade de divulgar as oportunidades disponíveis para Estágio. Este processo envolve os discentes indicando, em tempo hábil e de acordo com as diretrizes estabelecidas pelo Professor Orientador, quais vagas despertam seu interesse, listadas por ordem de preferência. O Professor Orientador, por sua vez, procede com a seleção dos estagiários ou viabiliza o processo de seleção realizado pela Concedente de Estágio. As informações sobre as vagas, juntamente com os critérios de seleção específicos de cada uma, são divulgadas para os estudantes, variando conforme a vaga e o local de Estágio em questão. Além deste processo de seleção, os discentes têm a liberdade de buscar oportunidades de Estágio por conta própria, diretamente com os potenciais locais de estágio.
Leitura dos Procedimentos e Preenchimento da Ficha Cadastral
O estudante deve realizar a leitura cuidadosa dos procedimentos relacionados ao Estágio Obrigatório e proceder com o preenchimento da Ficha Cadastral, que está disponível clicando aqui ou utilizando o QR Code disponibilizado acima. É importante ressaltar que a não realização deste preenchimento inviabilizará a formalização do Estágio.
Elaboração do Termo de Compromisso e do Plano de Atividades
O estudante é responsável por preencher o Termo de Compromisso e o Plano de Atividades. Em caso de dificuldade no preenchimento, o Professor Orientador pode ser contatados para auxílio. Os dados da Coordenação do Curso, do Seguro e o modelo do Termo de Compromisso e do Plano de Atividades podem ser encontrados aqui.
Envio dos Documentos para o Professor Orientador
O Plano de Atividades e o Termo de Compromisso devem ser elaborados no formato Word e enviados para o e-mail do Professor Orientador responsável pela área/local de Estágio, com cópia obrigatória para o endereço de e-mail da Coordenação de Estágio Obrigatório (estagio-biomed@farmacia.ufmg.br). O estudante deve certificar-se de que os documentos estejam corretamente preenchidos e anexados antes de enviar. Em nenhuma circunstância serão aceitos arquivos enviados diretamente pelo discente para o e-mail do Colegiado do Curso.
Conferência por parte do Professor Orientador
O Professor Orientador receberá a documentação por e-mail e realizará a conferência. Se forem necessárias correções, o Professor Orientador solicitará ao discente que as faça. Nesta etapa, o Professor Orientador também verificará se o discente preencheu a Ficha Cadastral (Passo 2). Após conferência e se não houver necessidade de correção, o Professor Orientador irá dar o aval para que o estudante imprima os arquivos. O prazo para a conferência dos documentos pelo Professor Orientador é de até 3 dias úteis a partir da data de recebimento do e-mail do discente. Sempre que houver uma alteração ou reenvio de documentação, o prazo será reiniciado.
Coleta de Assinaturas
O estudante tem a responsabilidade de garantir que todos os envolvidos no processo assinem os documentos manualmente. Isso inclui o estudante, o Professor Orientador, o Coordenador do Curso e o Supervisor de Campo. Essas assinaturas são essenciais para oficializar o acordo e garantir que todas as partes estejam cientes e concordem com os termos do Estágio. O Termo de Compromisso e o Plano de Atividades devem ser impressos e assinados em três vias. Todas as páginas das três vias devem ser rubricadas por todas as partes.
Entrega dos Documentos na Secretaria do Colegiado
Após a conclusão da coleta de assinaturas do Termo de Compromisso e do Plano de Atividades por todas as partes envolvidas, o discente realizará a entrega pessoal desses documentos na secretaria do Colegiado do Curso. Esta etapa é crucial para garantir a legalidade e a validade da documentação, sendo que não será aceito, sob nenhuma circunstância, o envio de arquivos digitalizados por e-mail. Essa medida visa assegurar a autenticidade e a integridade dos documentos, bem como o cumprimento adequado dos procedimentos estabelecidos.
Arquivamento pela Secretaria do Colegiado do Curso
Após receber os documentos, a secretaria do Colegiado do Curso os digitalizará e os incluirá no SEI UFMG para arquivamento digital. A guarda dos documentos físicos por parte da secretaria será realizada de acordo com os padrões técnicos de gestão documental, conforme definido no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade. Após a entrega dos documentos à secretaria do Colegiado, o Estágio pode ser iniciado, respeitando as datas estipuladas na documentação. Nesta fase, a secretária do Colegiado do Curso procederá com a matrícula do aluno na atividade de estágio solicitada.
Atenção! Não é permitido usar diferentes protocolos para um mesmo documento. Isso invalidará o documento (Exemplo: supervisor assina manualmente, aluno via SEI no mesmo documento).